La infraestructura de una organización está determinada por todas aquellas oficinas, mobiliario, maquinaria, transporte, edificios, hardware, software necesario para dar cumplimiento con los requerimientos del producto y/o servicio. La organización debe establecer planes de mantenimiento preventivo y correctivo que aseguren que toda la infraestructura se encuentre en condiciones idóneas de funcionamiento y así evitar contingencias que repercutan la calidad del producto y/o servicio.
En el ítem “6.3 Infraestructura“, perteneciente al capítulo “6. Gestión de los recursos” de la norma ISO 9001:2008, se define el concepto adoptado por esta normativa para gestionar la infraestructura de la organización, el cual se puede resumir mediante 3 etapas:
- DETERMINAR: Se requiere identificar claramente cuáles son los recursos de infraestructura que la organización necesita para lograr la conformidad con los requisitos del producto o el servicio.
- PROPORCIONAR: Una vez que han sido determinados los recursos necesarios, éstos deben ser proporcionados a quienes los necesiten dentro de la organización.
- MANTENER: Los recursos de infraestructura que en las etapas anteriores han sido identificados y proporcionados, requieren que la organización efectúe determinadas actividades de mantenimiento para continuar brindando las mismas prestaciones que le aseguren a la organización lograr la conformidad con los requisitos del producto o el servicio.
Mantenimiento Infraestructura ISO 9001
A fin de desarrollar un método de mantenimiento de infraestructura que resulte de utilidad para la empresa, resulta conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Hardware: El término “hardware” utilizado por la norma ISO 9001 no hace referencia únicamente a la informática, sino que comprende todos los recursos en soporte físico que requieran los procesos, tales como máquinas, equipos (informáticos o no), herramientas, medios de transporte, edificios, mobiliario, equipos de comunicación.
- Software: El término “software” utilizado por la norma ISO 9001 no hace referencia únicamente a la informática, sino que comprende todos los recursos en soporte lógico que requieran los procesos, tales como programas informáticos, datos, información.
INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA
El primer paso para establecer un método adecuado que permita mantener en condiciones la infraestructura consiste en identificar los elementos que conforman esa infraestructura, lo que puede realizarse mediante un inventario de la infraestructura que hay que mantener.
Habitualmente, es recomendable asignar un código único a cada elemento, y también crear familias, subfamilias o grupos de elementos.
Un inventario suele contener información sobre el código del elemento, su descripción, la familia, subfamilia y/o grupo al que pertenece, la fecha de compra o alta, el precio de compra, su ubicación, y el mantenimiento que éste debe recibir.
DEFINIR ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO
El segundo paso consiste en identificar los elementos que conforman esa infraestructura, lo que puede realizarse mediante un inventario de la infraestructura que hay que mantener.
Esta etapa requiere que para cada elemento de la infraestructura se definan las actividades necesarias para su mantenimiento. Esta definición consiste en establecer:
- Operaciones/tareas de mantenimiento a realizar
- Forma de realizar las operaciones/tareas de mantenimiento
- Herramientas, materiales, insumos necesarios para las operaciones/tareas de mantenimiento
- Responsabilidades para la ejecución de tareas.
- Mantenimiento Infraestructura ISO 9000
Al momento de la definición del mantenimiento es necesario precisar que existen varios niveles o tipos de mantenimiento habitualmente utilizados:
- Auto-Mantenimiento: es el mantenimiento que se realiza durante la utilización del elemento o una vez que se ha utilizado.
- Mantenimiento preventivo: es el nivel de mantenimiento que se debe realizar de forma periódica por efecto del uso o el paso del tiempo, normalmente debido al desgaste del elemento, tal como el consumo de lubricantes y otros efectos similares.
- Mantenimiento correctivo: este es el mantenimiento provocado por averías u otros defectos en el funcionamiento. Desde el punto de vista de la calidad, éste no es un mantenimiento aceptable. La ocurrencia de estos fenómenos de falta de calidad deben ser corregidos de inmediato revisando la definición del mantenimiento aplicado sobre el elemento afectado.
- Mantenimiento predictivo: mantenimiento realizado por el seguimiento de algunas variables importantes de funcionamiento, que permite actuar sobre el elemento de infraestructura antes de que se produzca un mal funcionamiento. Este tipo de mantenimiento requiere sistemas tipo SCADA que permita adquirir datos continuos sobre dichas variables.
- Mantenimiento funcional: tipo de mantenimiento que consiste en verificar el correcto funcionamiento de los distintas funcionalidades del elemento de infraestructura. El caso más ilustrativo y común es el de probar que los elementos de seguridad funcionan correctamente.
Los antes mencionados son algunos de los tipos de mantenimiento que se pueden encontrar como parte de otras numerosas técnicas para definir el mantenimiento, algunas de las más conocidas son el RCM (Reliability-Centered Maintenance) o el TPM (Total Productive Maintenance).
La organización debe definir qué tipo de mantenimiento realiza por ser el que más adapta a sus necesidades.
También puede ser necesario que la organización elabore instrucciones que indiquen cómo realizar las actividades de mantenimiento.
Una vez realizada la actividad de mantenimiento se deben elaborar los registros correspondientes.
PLANIFICAR ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO
El objeto de planificar el mantenimiento es lograr, con el mínimo costo, el mayor tiempo en servicio de las instalaciones y maquinaria productivas, a fin de conseguir la máxima disponibilidad, y aportando a la mayor productividad y logro de la conformidad con los requisitos del producto o el servicio.
Los componentes o factores de la planificación del mantenimiento son:
- Costo
- Tiempo de servicio
- Seguridad de funcionamiento.
Estos tres factores son medibles, y conociendo su variación es posible optimizar el objetivo antes definido, permitiendo efectuar un análisis para llegar a determinar nuevas acciones.
Una forma habitual de medir el desempeño del proceso de mantenimiento es mediante el índice de rendimiento operacional, el cual se obtiene a través del cociente entre el Volumen de producción práctica y la Capacidad de producción teórica.
Una mejora en este índice significa:
- Mejoras en plazos de entrega
- Mayor flexibilidad y simplicidad del Mantenimiento
- Optimización de recursos empleados
- Menores costes
SOFTWARE PARA MANTENIMIENTO
A fin de obtener un estándar operación, desde el área de Mantenimiento deben tomarse acciones que combinan factores tales como mano de obra, información, capital, energía, materiales y herramientas. De este modo, el proceso de toma de decisiones en mantenimiento involucra el manejo de gran cantidad de información que permite conocer el estado de los trabajos, evaluar el funcionamiento de los equipos, costear las intervenciones, evaluar riesgos, etc.
Si no disponemos de un software y además el mantenimiento lo realiza una o varias personas destinadas a dicha función, lo más habitual es que para controlar el mantenimiento que requiere cada elemento se establezca un plan que permita visualizar rápidamente qué actividades deben realizarse y sobre qué elementos. Dicho plan puede ser un mural en formato papel donde se sitúan todos los elementos y las actividades a realizar agrupadas por semanas o meses. También es habitual montar planes en hojas de cálculo.
REGISTRAR EL MANTENIMIENTO
Este es un requisito derivado de la necesidad de presentar evidencia de la realización de las actividades de mantenimiento. El registro del mantenimiento se suele realizar en formatos de papel, utilizando el software de mantenimiento (si disponemos de él), o sobre los planes de mantenimiento (si los hemos establecido). Los registros deben proporcionar información sobre la fecha de realización, la persona que lo ha realizado y el personal de la empresa que certifica que se realizó el mantenimiento en caso de que el mantenimiento haya sido realizado por contratistas externos a la empresa.
REVISION Y ACTUALIZACION DE LOS PLANES
Finalizado el período de mantenimiento previsto en el plan, es necesario analizar el grado de cumplimiento del mismo, el porcentaje y el coste de las operaciones de mantenimiento correctivo y la posibilidad de generar cambios en el plan para disminuir los costes de mantenimiento y las intervenciones correctivas.
Bibliografía:
- ISO 9000:2005 “Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario”
- ISO 9001:2008 “Sistemas de gestión de la calidad — Requisitos”
- ISO 9004:2000 “Sistemas de gestión de la calidad — Directrices para la mejora del desempeño”